Das Abgeordnetenhaus hatte den Senat gebeten eine Darstellung zum Stand der Standardisierung je Senatsverwaltung mit konkretem Zeitplan, Finanzbedarf sowie Hardware- und Softwareanforderungen vorzulegen. Dazu sollte der Bericht den Stand bei den Fachverfahren in der Hauptverwaltung erläutern und darstellen, welche Abweichungen der IT-Architektur seit 2016 eingegangen sind. Auch die die Analyse, Dokumentation und Optimierung der Geschäftsprozesse der Senatsverwaltungen gemäß § 10 (2) EGovG Bin sollte vorgelegt werden.

Dem ist der Senat rechtzeitig zu den Haushaltsberatungen mit der Roten Nummer 1147 I nachgekommen. Der Bericht zeigt einen ehrlichen Zwischenstand auf dem vermutlich steinigen Weg in die Digitale Verwaltung.

Die jeweils fachlich zuständige Behörde verantwortet gem. § 20 Abs. 3 Satz 1 EGovG Bin den Einsatz der IT-Fachverfahren. Somit erfolgt die technische Standardisierung und Konsolidierung von IT-Fachverfahren in dezentraler Verantwortung der jeweiligen Fachverfahrensverantwortung unter Beachtung eines verbindlichen technologischen Zielbildes, das die IKT-Staatssekretärin nach § 21 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 EGovG Bin im Rahmen der Berliner IKT-Architektur erstmals im August 2016 festgesetzt hat und seitdem regelmäßig aktualisiert. In der Anlage 1 zu diesem Folgebericht über den Stand der Standardisierung sind die geplanten Maßnahmen und Finanzbedarfe je Senatsverwaltung, die im Haushaltsentwurf des Senats für das Jahr 2020 und 2021enthalten sind – vorbehaltlich der Verabschiedung des Haushalts – dargestellt üeweils MG 32). Die aufgeführten Ansätze dienen dem Betrieb und der Weiterentwicklung der Fachverfahren. Darüber hinausgehende Informationen liegen SenlnnDS nicht vor.

Die Architekturliste ist das zentrale Steuerungsinstrument für die Standardisierung der IKT des Landes Berlin. Die IKT-Zielarchitekturwird durch die IKT-Staatssekretärin zweimal jährlich auf der Grundlage des § 21 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 EGovG Bin festgesetzt. Die Weiterentwicklung und Fortschreibung wird durch das IKT-Architekturboard Berlin als Gremium der IKT-Steuerung (Mitglieder: IKT-Strategie, IKT-Sicherheit, ITDZ Berlin) vorbereitet und gesteuert. Das IKT-Architekturboard veranstaltet dazu u.a. themenbezogene Workshops und fachspezifische Veranstaltungen, Kundenbefragungen, prüft und entscheidet Ausnahmeanträge. Die dabei gewonnenen Erkenntnisse fließen in die IKT-Zielarchitektur ein. Die IKT-Zielarchitektur wird 1. durch die sukzessive Anpassung des ITDZ-Produktportfolios an die Zielarchitektur, 2. durch die verpflichtende Beachtung durch die Behörden im Rahmen laufender IT-Maßnahmen und 3. durch das Migrationsprogramm zum ITDZ Berlin im Rahmen der veranschlagten Haushaltsmittel umgesetzt.

Abweichungen von den Vorgaben der IKT-Architektur sind melde- und genehmigungspflichtig. Die IKT-Steuerung hat zur Bearbeitung entsprechender Abweichungsanträge bereits im August 2016 entsprechende Prozesse und Entscheidungsmechanismen etabliert. In der Anlage 2 zu diesem Folgebericht über den Stand der Standardisierung sind alle eingegangenen Anträge sowie die jeweilige Entscheidung je Senatsverwaltung (einschl. Seite 2 von 4 nachgeordneter Behörden) aufgeführt.

Darüber hinaus wird die „IT-Bestands- und Planungsübersicht“ (IT-BePla) im Zuge der Umsetzung des EGovG Berlin als ein Controllinginstrument genutzt. In der IT-BePla sind 317 IT-Fachverfahren gemeldet. Ein Anwendungsbeispiel der IT-BePla ist die Prüfung von dort gelisteten Fachverfahren hinsichtlich der Freigäbe für die Umstellung auf das Betriebssystem Windows 10. Die IT-BePla wird sukzessive erweitert und weiterentwickelt. Zukünftig sollen fachverfahrensspezifische Maßnahmen- und Zeitplanungen zur Weiterentwicklung in der IT-BePla hinterlegt werden. Die Konsolidierung von Fachverfahren, die bisher nicht in der IT-BePla geführt werden, erfolgt im Rahmen von diversen Maßnahmen zur Umsetzung des EGovG Bin sowie bei der Neu- oder Weiterentwicklung von IT-Fachverfahren der Ressorts.

Auch im Rahmen des Migrationsprozesses werden die IT-Fachverfahren analysiert und konsolidiert. In über Anlage 3 ist das Vorgehensmodell für die Fachverfahrenskonsolidierung am Beispiel des Migrationsprogramms dargestellt. Zur Analyse, Dokumentation und Optimierung der Geschäftsprozesse der Senatsverwaltungen gemäß § 10 Abs. 2 EGovG Bin, wurden zum Stichtag 09.07.2019 von 10 SenatsVerwaltungen aus insgesamt 27 Politikfelder, 351 Vorhaben aus dem Prozessoptimierungskontext gemeldet. Die Senatskanzlei meldete Fehlanzeige. Bei 234 dieser Vorhaben konnte eine bestimmte IT-Lösung zur Umsetzung benannt werden. Bei weiteren Optimierungsvorhaben ist eine Digitalisierung geplant, aber die Projekte sind noch nicht weit genug fortgeschritten, um eine konkrete IT-Lösung benennen zu können. Im Folgenden ist das Ergebnis je Senatsverwaltung zusammengefasst dargestellt:

In der Zusammenfassung gibt es eine Schnittmenge aus Prozessen, die zwar dokumentiert, aber nicht zuvor analysiert wurden. In wenigen Fällen existieren auch digitale Lösungen ohne vorhandene Prozesserhebungen. Diese Prozesse bzw. Digitalisierungsvorhaben stammen i.d.R. aus älteren Projekten aus der Zeit vor dem Inkrafttreten des EGovG Bin. Darüber hinaus gibt es Überschneidungen bei der Bearbeitung von politikfeldfremden Prozessen; d.h. es werden einige Prozesse, insbesondere aus dem Bereich der Querschnittsprozesse Personal und Finanzen, von Stellen betrachtet, die originär für andere Politikfelder verantwortlich und federführend sind.

Bei der Konsolidierung der IT-Fachverfahren ist die IKT-Steuerung somit immer von den fachlich zuständigen Behörden in den Konsolidierungsprozess i. S. v. § 20 Abs. 3 EGovG Bln einzubinden, d.h. sowohl Neu- oder Weiterentwicklung von IT-Fachverfahren der Ressorts, im Migrationsprogramm, bei der Umstellung auf Windows 10, im Zusammenhang mit der Digitalisierung optimierter Geschäftsprozesse, bei der Anpassung an die Vorgaben der IKT-Architektur sowie im Zusammenhang mit der Festsetzung zum Auslaufen von VBA-Skript-basierten Anwendungen.

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