Die Rot-Rot-Grüne Regierung hat sich mit dem Koalitionsvertrag eine umfangreiche Geschäftsprozessoptimierung vorgenommen. Ziel ist eine gesamtstädtische Steuerung der Verwaltungsmodernisierung und -entwicklung für eine funktionierende, moderne und bürgernahe Verwaltung.

Schwerpunkte in dieser Wahlperiode sind die Analyse der Geschäftsprozesse aller Verwaltungen auch unabhängig von der Digitalisierung mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung, Optimierung und der darauf folgenden Einführung der Elektronischen Akte sowie die ggf. erforderliche Anpassung der Rechtsnormen.

Ich habe mal nachgefragt, wie weit dieser Prozess bereits fortgeschritten ist. Die Antwort (Druchsache 18/16559) macht deutlich, dass sich das Thema GPM im Land Berlin nach wie vor im Aufbau befindet. Es wurden dezentrale GPM-Einheiten in den Häusern eingerichtet. Insgesamt gibt es 70 Stellen für Geschäftsprozessmanagerinnen und -manager in diesen GPM-Einheiten sowie der Geschäftsstelle GPM der Bezirke. Von den Häusern wurden im Rahmen des ersten Reportings 131 Projekte/Vorhaben im Bereich GPO angegeben. Der Schwerpunkt hierbei liegt auf Optimierung und Digitalisierung externer Prozesse.

1. Welche Erkenntnisse über die Umsetzung hat die erste Runde der „Reportings“ zum Geschäftsprozessmanagement (GPM) in der Berliner Verwaltung (in Bezug auf das Einführungskonzept für ein gesamtstädtisches Geschäftsprozessmanagement) in den verschiedenen Politikfeldern gebracht (bitte jeweils für die Politikfelder und zugeordneten Bezirke angeben)?
2. Wie bewertet der Senat die erste Umsetzung nach der Verständigung über ein gemeinsames Aufgaben- und Rollenverständnis?
4. Welche Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung (GPO) wurden in den jeweiligen Politikfeldern mit welchen personellen und finanziellen Ressourcen bereits gestartet?

Das Abgeordnetenhaus wurde zum Stand des Geschäftsprozessmanagements (GPM) mit einer Liste der einzelnen Projekte in der Berliner Verwaltung durch die Berichte RN 0985 A und 0985 B an den Hauptausschuss unterrichtet. Darüber hinaus wird dem Hauptausschuss zur Strategie des gesamtstädtischen GPM sowie aktuellen Entwicklungen im Rahmen eines Folgeberichtsauftrages wieder zum 30.11.2018 berichtet. Für die Optimierung und Digitalisierung der Verwaltungsabläufe sowie die Etablierung von GPM ist die jeweils ministeriell zuständige Senatsverwaltung bzw. die Senatskanzlei in Zusammenarbeit mit den Bezirksämtern verantwortlich. Das GPM der einzelnen Häuser befindet sich zurzeit in der Aufbau- und Planungsphase. Es wurden dezentrale GPM-Einheiten in den Häusern eingerichtet. Insgesamt gibt es 70 Stellen für Geschäftsprozessmanagerinnen und -manager in diesen GPM-Einheiten sowie der Geschäftsstelle GPM der Bezirke.

Von den Häusern wurden im Rahmen des ersten Reportings 131 Projekte/Vorhaben im Bereich GPO angegeben. Der Schwerpunkt hierbei liegt auf Optimierung und Digitalisierung externer Prozesse. Die Zielsetzungen beziehen sich zum Großteil auf Digitalisierungspotenziale, Standardisierungsmöglichkeiten sowie Nutzenpotenzial für Kundinnen und Kunden. Die Häuser haben in ihren Rückmeldungen deutlich gemacht, dass es sich bei ihren Angaben um erste Planungen handelt, die im Laufe des Planungsprozesses möglicherweise noch angepasst werden. Auch ist deutlich geworden, dass einige Verwaltungen bereits auf gefestigtere Arbeitsstrukturen zurückgreifen können als andere.

Trotz der sehr positiven Entwicklungen im vergangenen Jahr befindet sich das Thema GPM im Land Berlin nach wie vor im Aufbau. Eine erfolgreiche praktische Umsetzung der politischen Beschlusslagen und Festlegungen auf Arbeitsebene erfordert aufgrund der Komplexität des Themas ein beständiges Veränderungsmanagement und Moderieren durch die zentrale IKT-Steuerung.

3. Wie viele IT-Fachverfahren sind in den 12 Bezirken zugeordneten Politikfeldern jeweils bisher bekannt (bitte Anzahl pro Politikfeld angeben)?

Die nachfolgende Auflistung enthält die Anzahl der IT-Verfahren je Politikfeld, welche in der gesamten Berliner Verwaltung eingesetzt werden. Einige IT-Verfahren sind mehreren Politikfeldern zugeordnet (z. B. IT-Verfahren für Vergabeangelegenheiten oder die Nutzung Geodätischer Systeme).

5. Wie sind die Verfahrensverantwortung und die Projektabläufe für die IT-Fachverfahren im Politikfeld Gesundheitsamt in Zusammenarbeit mit dem BA Charlottenburg-Wilmersdorf konkret organisiert?

Der Senat hat sich in seiner 77. Sitzung vom 18.09.2018 darauf verständigt, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport, im Zusammenhang mit der Überarbeitung der Verwaltungsvorschriften zur IT-Steuerung und der IT-Organisationsgrundsätze der Berliner Verwaltung, Vorschläge zur Aufgaben- und Rollenverteilung vorlegt. Im Zuge eines Abstimmungstreffens zwischen der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung durch Frau Senatorin Kolat und dem Vertreter des Bezirks Charlottenburg-Wilmersdorf, dem politikfeldverantwortlichen Bezirk für Gesundheit, Herrn Bezirksstadtrat Herz, wurden die Projektabläufe folgendermaßen festgelegt bzw. organisiert. Die Projektabläufe basieren auf dem „Einführungskonzept für ein gesamtstädtische Geschäftsprozessmanagement“ der Berliner Verwaltung.

In einem ersten Schritt wurde zwischen der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung und dem Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf vereinbart, durch den Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf eine Ist-Aufnahme bzgl. der bezirklichen ITFachverfahren zu erarbeiten. Die hierfür erforderliche personale Verstärkung im Bezirk befindet sich im Aufbau. Der Bezirk Charlottenburg-Wilmersdorf hat mittlerweile die Liste der in den Bezirksämtern eingesetzten IT-Fachverfahren übermittelt, so dass in einem nächsten Gespräch eine Verständigung zum weiteren Vorgehen, auch hinsichtlich des weiteren Betriebs bzw. den erforderlichen Konsolidierungsmaßnahmen der zentralen IKT-Architekturvorgaben des Landes, erfolgen kann.

In einem nächsten Schritt wird ein weiteres Treffen terminiert, in dem die bezirklichen Fachverfahren, ein output-orientiertes Berichtswesen sowie die Verständigung auf eine Prioritätenfolge im Fokus stehen.

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