Am 09. und 10. Mai 2017 fand der Kongress „Digitaler Staat“ in Berlin statt, der nach nunmehr etlichen Jahren unter der Firmierung „Effektiver Staat“ neu geführt wurde. Böse Zungen unkten bei der Vorstellung des neuen Titels, dass mensch die Effizienz aufgegeben hätte, es ginge jetzt um Schadensbegrenzung und wenigstens digital möchte mehscn in der Verwaltung sein. Der Kongress zeichnete dabei aber in allerlei Mosaik-Steinen ein interessantes Bild der deutschlandweiten Digitalisierung der öffentlichen Hand: es geht voran.

Das Partnerland des diesjährigen Kongresses stellte dabei aber alle deutschen Bemühungen mühelos in den Schatten: aus Dänemark berichteten verschiedene Vertreter aus Verwaltung und Wirtschaft über den hohen Nutzungsgrad der digitalen Angebote, erstaunliche Entdeckungen in der Nutzer*innen-Resilenz und den grundsätzlichen Vertrauensvorschuss der dänischen Bevölkerung an ihre Verwaltung. Das dortige Digitalisierungsprogramm fußt auf dem hohen Breitbandausbau und der seit 2011 intensiv über die Digitalagentur vorangetriebene strategische Orientierung.

Kernelement der dänischen Digitalisierung ist die sogenannte „NemID“ – eine Single-Sign-On-Lösung mit dazugehörigem Portal. Dieser globale und verifizierte Login ermöglicht nicht nur die Nutzung aller Verwaltungsdienstleistungen über ein Login-Verfahren, sondern ist auch in Banken, Versicherungen und anderen dänischen Wirtschaftsbetrieben in Nutzung. Über 90% der Dänen haben einen solchen Account. Das dazugehörige Postfach-Portal (immerhin mit 80% regelmäßiger Nutzung) stellt sowohl digitalisierte Behördenpost / -nachrichten zur Verfügung; über das Datenportal (borger.dk) lässt lassen sich Datenabrufe durch Wirtschaftsbetriebe verwalten und ggf. einschränken.

Ausgehend davon läuft die Kommunikation mit der Verwaltung als auch die damit verknüpften verwaltungsinternen Prozesse weitestgehend digital und medienbruchfrei ab. Vorgehalten wird aber immer auch eine analoge Alternative, um die Zugänglichkeit für alle Dänen zu wahren. Überraschend war im Digitalisierungsprozess: nicht etwa ältere Menschen verweigern sich der digitalen Verwaltung, sondern vor allem junge Menschen unter 18 rufen regelmäßig ihre Schreiben im Postfach nicht ab. Das läge aber weniger an der Digitalisierung, als an dem fehlenden Bewusstsein über ihren eigenen Bürgerstatus und den damit einhergehenden Pflichten.

Für die Referent*innen aus Dänemark waren einige Faktoren entscheidend in der erfolgreichen umfangreichen Digitalisierung der vergangenen Jahre:

  • Veränderung der Arbeits- und Denkstrukturen in den Ämtern. Aus Behördenleiter*innen wurden „Change Manager“, die den Transformationsprozess fachkundig begleitet.
  • Moderne Systeme und elektronische Aktenführung mit guten Benutzeroberflächen und Nutzer*innen-Design haben die Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes mitgenommen und von der Umstellung begeistert.
  • Konsequente Nutzung von Pilotprojekten mit kurzen Projektphasen (durchschnittlich etwa drei Monate), die nach ihrem Abschluss und ihrer Analyse sehr schnell groß skaliert und ausgerollt wurden.
  • Security by Design: Nutzer*innen-Fehler sollten schon durch die Systematik der Angebote reduziert werden und es wurden verpflichtende Dokumentationen und Controlling-Strukturen für Sicherheitsvorfälle in den Behörden geschaffen.

Für die Stadt Berlin hatte das Panel noch eine wichtige Empfehlung: mensch solle die vorhandenen Start-Up-Strukturen nutzen und ihnen den Raum für die Lösung ihrer eigenen Probleme mit der Stadtverwaltung geben. Denn die Selbstbetroffenheit würde immer wieder zu innovativen Lösungen führen und der Verwaltung wichtige Impulse geben.

Zusammenfassend kann mensch sich auf Landes- und Bundesebene viel vom europäischen Klassenbesten der Digitalisierung abschauen und die Anregungen und Erfahrungen mitnehmen in eine moderne Konzeptionierung der Berliner Verwaltungsdigitalisierung. Insbesondere die Veränderung in den Behörden selber und die Forcierung eine Mentalitätswechsels durch alle Ebenen hinweg stellt sich als grundlegend für eine erfolgreiche Bewältigung der vor uns liegenden Herausforderungen dar.